Documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) e amministrazione digitale (CAD)

Il testo unico sulla documentazione amministrativa

Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 regola certificati, dichiarazioni sostitutive, autenticazioni e protocollo. Per un ufficio amministrativo di un'ASL è la materia di tutti i giorni: domande di concorso, autocertificazioni dei pazienti, protocollo della posta.

Le definizioni da sapere (art. 1)

• Documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, della PA o usati nell'attività amministrativa.
• Certificato: documento rilasciato da una PA con funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici.
• Dichiarazione sostitutiva di certificazione: documento sottoscritto dall'interessato e prodotto in sostituzione del certificato.
• Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà: riguarda stati, qualità o fatti a diretta conoscenza dell'interessato.
• Autenticazione di sottoscrizione: attestazione del pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità. Legalizzazione di firma: attestazione della legale qualità di chi ha firmato. Legalizzazione di fotografia: attestazione che l'immagine corrisponde alla persona.
• Amministrazione procedente: quella che riceve la dichiarazione o acquisisce i dati (l'ASL che riceve l'autocertificazione del titolo di studio di un candidato). Amministrazione certificante: quella che detiene i dati negli archivi.